ngehitsnow.id – Menulis email formal tidak selalu harus terkesan kaku dan serius. Dengan beberapa teknik sederhana, kamu bisa menyampaikan pesan yang sopan namun tetap terasa akrab.
Dalam dunia bisnis yang semakin terbuka, gaya penulisan ramah dapat membuat emailmu lebih mudah diterima. Berikut adalah beberapa tips dan contoh yang dapat membantu.
Mengawali Email dengan Sapaan yang Akrab
Salah satu cara untuk membuat email kamu terasa lebih ramah adalah dengan menyapa penerima menggunakan nama depan mereka, jika konteks memungkinkan. Misalnya, daripada memulai dengan ‘Kepada Bapak/Ibu’, kamu bisa mencoba mengawali dengan ‘Halo Sarah’ atau ‘Selamat pagi, Andi’.
Menambahkan ungkapan seperti ‘semoga harimu menyenangkan’ atau ‘apa kabar?’ setelah salam pembuka dapat membuat kesan yang lebih hangat, tanpa mengurangi formalitas yang dibutuhkan.
Penggunaan ungkapan-ungkapan ini menunjukkan bahwa kamu peduli dan menghargai penerima, membuat mereka merasa lebih terhubung dengan kamu.
Menggunakan Bahasa yang Sederhana dan Jelas
Saat menyusun email, penting untuk memilih kata-kata yang tepat. Menggunakan bahasa sederhana dan mudah dimengerti akan memastikan bahwa pesanku sampai dengan baik tanpa membingungkan penerima.
Contohnya, alih-alih menulis ‘Saya sangat menghargai perhatian yang diajukan oleh rekan-rekan’, kamu bisa menggunakan frasa yang lebih sederhana, seperti ‘Saya menghargai perhatian teman-teman’.
Kesederhanaan dalam berbahasa menunjukkan bahwa kamu menghargai waktu mereka dan ingin menyampaikan pesan dengan jelas dan lugas.
Akhiri Email dengan Ungkapan Hangat
Penutupan email sama pentingnya dengan pembukaannya, karena ini adalah kesempatan terakhir untuk meninggalkan kesan positif. Cobalah untuk menutup dengan kalimat hangat, seperti ‘Terima kasih atas perhatianmu!’ atau ‘Saya menantikan balasan darimu.’
Sertakan tanda tangan yang mencantumkan nama dan jabatanmu, namun jangan lupa untuk menambahkan kalimat akrab seperti ‘Semoga kita bisa segera bertemu!’ yang dapat menambah kedekatan.
Dengan cara ini, kamu tidak hanya menyampaikan informasi tetapi juga memperkuat hubungan dan komunikasi dengan penerima email.
